Confrontare preventivi con l’AI: un esercizio con tre offerte

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Questa guida mostra come usare l’AI per confrontare tre preventivi simulati senza confondere prezzo, perimetro e condizioni. Il punto non è far scegliere al modello “il più economico”, ma fargli estrarre i dati, segnalare ciò che manca e lasciare a una persona la decisione finale.

Se il tuo caso riguarda davvero una scelta di fornitore o un’integrazione tra sistemi, può essere utile incrociare questo esercizio con Come scegliere una software house quando servono integrazioni tra sistemi già esistenti, con AI e automazione responsabile, con Sviluppo software su misura e integrazioni e con Consulenza strategica e governance IT.

La cornice metodologica è ispirata al NIST AI RMF Core, che descrive quattro funzioni di gestione del rischio — govern, map, measure, manage — e al NIST AI RMF Playbook, una risorsa di supporto volontaria. Qui lo usiamo come promemoria pratico: un confronto utile non è un verdetto automatico, ma un processo tracciabile.

Cosa ottieni alla fine

Alla fine del laboratorio avrai:

  • una tabella comparativa compilata;
  • i totali annui calcolati solo per le offerte confrontabili;
  • una lista di informazioni mancanti o vaghe;
  • una decisione motivata che distingue costo dichiarato, costo totale confrontabile e costo totale ignoto;
  • un registro riutilizzabile per future richieste di preventivo.

A chi serve

  • PMI che devono scegliere tra più fornitori.
  • Responsabili acquisti, operation, IT o innovation.
  • Chi deve valutare software, servizi AI, manutenzione applicativa o integrazioni.
  • Redattori e consulenti che vogliono mostrare un metodo verificabile, non una semplice classifica di prezzi.

Strumenti, prerequisiti e materiale fornito

Strumenti

  • Un foglio di calcolo o un documento strutturato.
  • Un modello AI capace di leggere testo e produrre tabelle.
  • Un minimo di tempo per controllare i numeri a mano.

Prerequisiti

  • Sapere che cosa si sta comprando: software, servizio, supporto o integrazione.
  • Avere un criterio minimo di confronto: stesso obiettivo, stessa durata, stesso perimetro.
  • Accettare che un preventivo può essere non confrontabile se mancano dati essenziali.

Materiale fornito

  • Tre offerte simulate complete, con un caso volutamente incompleto.
  • Un prompt copiabile.
  • Un output atteso di esempio.
  • Un registro finale da riusare.

Tutti i dati seguenti sono simulati a fini didattici. Non sono offerte reali e non vanno trattati come esempi contrattuali.

Scheda dati da copiare

OBIETTIVO COMUNE DEL CONFRONTO
Attivare una soluzione per gestire un processo interno con:
- 5 utenti inclusi;
- 1 flusso standard;
- importazione dati fino a 500 record;
- formazione iniziale;
- manutenzione correttiva per 12 mesi.

OFFERTA A
- Setup iniziale: 4.500 EUR
- Canone mensile: 100 EUR
- Durata proposta: 12 mesi
- Rinnovo: automatico di 12 mesi salvo disdetta con 30 giorni di preavviso
- Supporto incluso: sì, via email, 8x5, risposta entro 2 giorni lavorativi
- Attività incluse: configurazione iniziale, 1 flusso standard, 2 ore di training iniziale, manutenzione correttiva ordinaria
- Attività escluse: sviluppi extra, migrazioni dati oltre 1.000 record, supporto telefonico, report personalizzati, ambienti aggiuntivi
- Note e vincoli: il canone copre fino a 5 utenti; utenti extra a parte

OFFERTA B
- Setup iniziale: 5.000 EUR
- Canone mensile: 0 EUR
- Durata proposta: 12 mesi
- Rinnovo: non automatico; nuova proposta da accettare alla scadenza
- Supporto incluso: sì, ticketing base entro 5 giorni lavorativi; niente SLA dedicato
- Attività incluse: configurazione iniziale, importazione dati fino a 500 record, formazione iniziale da remoto di 1 ora
- Attività escluse: manutenzione evolutiva, SLA, assistenza telefonica, report su richiesta, ambienti extra
- Note e vincoli: servizio venduto come una tantum con supporto limitato durante i 12 mesi iniziali

OFFERTA C
- Setup iniziale: 3.000 EUR
- Canone mensile: 180 EUR
- Durata proposta: non specificata
- Rinnovo: non specificato
- Supporto incluso: “incluso”, ma senza ore, canali o tempi di risposta
- Attività incluse: “accompagnamento progetto” e “assistenza continua”, senza dettaglio operativo
- Attività escluse: non specificate
- Note e vincoli: manca il perimetro; non è chiaro se copra davvero lo stesso obiettivo delle altre due offerte

Prompt da copiare

Confronta SOLO le tre offerte riportate sotto.

Regole:
1. Non inventare nessun dato mancante.
2. Se un campo non è specificato, scrivi esattamente: “non specificato”.
3. Calcola il totale a 12 mesi solo se la durata è dichiarata e il perimetro è confrontabile.
4. Se un’offerta manca di durata, rinnovo, supporto o perimetro minimo, segnala che non è confrontabile.
5. Non scegliere automaticamente il prezzo più basso come vincitore.
6. Se le offerte hanno perimetri o condizioni diverse, distingui:
   - costo dichiarato;
   - costo totale confrontabile;
   - costo totale ignoto o non usabile per la decisione.
7. Restituisci:
   - una tabella comparativa,
   - le differenze rilevanti,
   - le domande da inviare ai fornitori,
   - una decisione motivata con limiti dichiarati.

OFFERTA A:
[incolla testo A]

OFFERTA B:
[incolla testo B]

OFFERTA C:
[incolla testo C]

1. Preparare il confronto senza mescolare i testi

Apri un documento o un foglio di calcolo e crea una riga per ciascuna offerta. Le colonne minime devono essere: setup iniziale, canone mensile, durata, rinnovo, supporto, attività incluse, attività escluse, note, stato del confronto.

Dove lavorare: nel file di lavoro condiviso, non dentro il prompt del modello.

Cosa inserire: copia i tre testi così come sono, senza riscriverli. Se una voce manca, scrivi subito “non specificato” e non lasciare celle vuote.

Risultato atteso: hai una base ordinata e confrontabile; il modello non deve “indovinare” nulla.

Se qualcosa diverge: se il team ha già riscritto i testi in modo diverso, torna alle versioni originali e ricopia solo i dati dichiarati.

Caso normale

Le tre offerte sono complete e leggibili. Il modello può estrarre i campi senza ambiguità.

Caso con errore o dato mancante

Se un’offerta riporta “supporto incluso” ma non specifica canali o tempi, non completare il dato con supposizioni: scrivi “non specificato” e segnalalo come lacuna.

2. Estrarre i campi dichiarati e separare fatti da inferenze

Lancia il prompt copiabile sopra e chiedi all’AI di restituire solo i campi presenti. La regola importante è questa: una frase vaga non vale come dettaglio operativo.

Dove lavorare: nello stesso documento, ma in una sezione separata chiamata “estrazione AI”.

Cosa fare: chiedi al modello di costruire una tabella con una colonna per ogni offerta e una riga per ogni campo.

Risultato atteso: il modello produce solo ciò che è scritto nelle offerte. Per esempio, “ticketing base entro 5 giorni” è un dato; “supporto buono” non lo è.

Se il risultato diverge: se il modello aggiunge ipotesi, rispondi con un’istruzione correttiva del tipo: “riporta solo dati testuali presenti; sostituisci tutto il resto con non specificato”.

Output esemplificativo atteso

Campo Offerta A Offerta B Offerta C
Setup iniziale 4.500 EUR 5.000 EUR 3.000 EUR
Canone mensile 100 EUR 0 EUR 180 EUR
Durata 12 mesi 12 mesi non specificato
Rinnovo automatico, 30 giorni di preavviso non automatico non specificato
Supporto email 8x5, risposta entro 2 giorni ticketing base, entro 5 giorni non specificato
Attività incluse configurazione, 1 flusso, training, manutenzione correttiva configurazione, importazione fino a 500 record, 1h training non specificato con precisione
Attività escluse extra, migrazione oltre 1.000, telefono, report, ambienti extra evolutivo, SLA, telefono, report, ambienti extra non specificato
Stato confrontabile confrontabile non confrontabile

3. Normalizzare il perimetro prima dei calcoli

Prima di fare somme, verifica che le offerte stiano parlando dello stesso oggetto. Qui il perimetro comune è esplicitato all’inizio: 5 utenti, un flusso standard, importazione fino a 500 record, training iniziale, manutenzione correttiva per 12 mesi.

Dove lavorare: nella tabella comparativa, non nel testo discorsivo.

Cosa controllare:

  • stessa durata di confronto;
  • stessi elementi base inclusi;
  • esclusioni comprensibili;
  • condizioni di rinnovo chiare.

Risultato atteso: puoi dire quali offerte sono davvero confrontabili e quali no.

Se qualcosa diverge: se due offerte includono servizi diversi, il totale può essere aritmeticamente corretto ma non economicamente comparabile.

Caso normale

A e B hanno durata, perimetro base e condizioni sufficienti per il confronto.

Caso con errore o dato mancante

C non riporta durata, rinnovo e dettaglio del supporto. Anche se il canone mensile è noto, il confronto non è affidabile perché manca il denominatore.

4. Calcolare il totale annuo e distinguere il costo dichiarato dal costo confrontabile

A questo punto puoi fare i conti solo sulle offerte che superano il controllo del perimetro.

Dove lavorare: nella colonna “Totale 12 mesi”.

Cosa fare: applica la formula solo dove la durata è esplicitata e le condizioni sono comparabili.

  • Offerta A: 4.500 + 12 × 100 = 5.700 EUR
  • Offerta B: 5.000 + 12 × 0 = 5.000 EUR
  • Offerta C: 3.000 + 12 × 180 = 5.160 EUR come ipotesi aritmetica, ma non usabile nella decisione perché la durata non è specificata

Risultato atteso: il modello restituisce due totali confrontabili e marca C come “non confrontabile”, non come “più conveniente”.

Se qualcosa diverge: se l’AI somma anche C come se fosse valida, fermati. Chiedi di nuovo: “non usare assunzioni non dichiarate”.

Output esemplificativo atteso

Offerta Costo dichiarato Totale 12 mesi usabile Stato
A 4.500 + 100/mese 5.700 confrontabile
B 5.000 + 0/mese 5.000 confrontabile
C 3.000 + 180/mese non usabile non confrontabile

Il punto chiave è questo: costo dichiarato e costo totale confrontabile non sono la stessa cosa. Un totale calcolato su ipotesi non dichiarate resta un esercizio matematico, non una base decisionale.

5. Mettere a confronto inclusioni, esclusioni e condizioni commerciali

Il prezzo da solo non basta. Qui A e B hanno struttura chiara, ma non identica: cambiano supporto, rinnovo, modalità di assistenza e alcuni limiti operativi.

Dove lavorare: in una seconda tabella, separata dalla colonna dei prezzi.

Cosa confrontare:

  • supporto e canale;
  • tempi di risposta;
  • rinnovo automatico o no;
  • limiti su utenti, dati o ambienti;
  • attività incluse e escluse.

Risultato atteso: sai se stai confrontando davvero la stessa qualità di servizio.

Se qualcosa diverge: se un’offerta costa meno ma include meno assistenza, il risparmio non è automatico; può solo significare che il servizio è più scarno.

Caso normale

A costa di più di B nel primo anno, ma offre un supporto più strutturato: email 8x5 e risposta entro due giorni lavorativi.

Caso con errore o dato mancante

C parla di “assistenza continua” ma non dice quante ore, con quali canali, in quali orari e con quale SLA. L’AI deve fermarsi e segnalarlo come informazione insufficiente.

6. Formulare le domande da inviare ai fornitori

Quando un campo è vago, non completarlo a intuito: trasformalo in domanda. Questo è il passaggio che rende utile il confronto per procurement, operation o IT.

Dove lavorare: nella sezione “domande ai fornitori”.

Domande minime da inviare:

  1. La durata è davvero 12 mesi? Cosa succede alla scadenza?
  2. Il rinnovo è automatico o richiede approvazione esplicita?
  3. Il supporto è incluso? Con quali canali e tempi di risposta?
  4. Quali attività sono comprese nel canone e quali sono extra?
  5. Quanti utenti sono inclusi nel prezzo?
  6. La migrazione dati è inclusa? Fino a quanti record?
  7. Sono previsti ambienti aggiuntivi o report personalizzati?
  8. Se cambiano i requisiti, come vengono quotate le variazioni?

Risultato atteso: il fornitore riceve domande concrete, non una richiesta generica di “maggiori dettagli”.

Se qualcosa diverge: se un fornitore risponde in modo ancora vago, lascia il dato come “non specificato” e non forzare la chiusura del confronto.

7. Prendere la decisione e compilare il registro finale

La decisione finale non deve essere automatica. Deve spiegare quando il prezzo più basso basta e quando no.

Dove lavorare: nella sezione conclusiva del documento o del memo decisionale.

Cosa scrivere:

  • quale offerta costa meno nel primo anno;
  • quale offre condizioni più leggibili;
  • quale va messa in sospeso;
  • quali domande restano aperte;
  • chi decide il prossimo passo.

Risultato atteso: la scelta è motivata e tracciabile.

Se qualcosa diverge: se il team vuole votare “la più economica” senza leggere le esclusioni, fermare la decisione finché il perimetro non è davvero comparabile.

Esempio di decisione motivata

  • Se l’obiettivo è minimizzare il costo del primo anno, B è la meno costosa: 5.000 EUR.
  • Se l’obiettivo è ridurre l’ambiguità operativa, A è più difendibile perché descrive supporto, rinnovo e limiti con maggiore chiarezza.
  • C non si può scegliere adesso, perché mancano durata, rinnovo e supporto verificabile.

Questa è la differenza tra un confronto utile e un confronto finto: non vince sempre il prezzo minore; vince il preventivo che puoi davvero mettere a confronto sullo stesso perimetro.

Troubleshooting

Se il modello inventa dettagli

Ripeti il prompt con tre vincoli espliciti:

  • “non inventare”;
  • “scrivi non specificato”;
  • “non calcolare totali se manca la durata”.

Se il modello somma servizi non omogenei

Chiedi di separare il prezzo dalle condizioni commerciali. Il totale annuo non basta se il supporto o le inclusioni cambiano.

Se un’offerta vaga viene trattata come valida

Interrompi il confronto e chiedi prima i chiarimenti minimi. Una proposta senza durata o perimetro non è pronta per la decisione.

Se il team vuole scegliere solo sul prezzo

Riporta la tabella delle esclusioni. Spesso il risparmio iniziale nasconde un costo operativo maggiore dopo l’avvio.

Registro riutilizzabile per nuovi confronti

Campo Offerta A Offerta B Offerta C Verifica
Obiettivo comune sì sì sì ma incompleto chi controlla: procurement
Durata 12 mesi 12 mesi non specificato chi controlla: procurement
Rinnovo automatico non automatico non specificato chi controlla: legale/acquisti
Supporto email 8x5 ticketing base non specificato chi controlla: IT/operation
Totale 12 mesi 5.700 5.000 non usabile chi controlla: finance
Confrontabilità sì sì no chi controlla: sponsor progetto
Domande residue poche medie molte quando: prima della firma
Decisione motivata motivata sospesa quando: al termine del ciclo

Prova finale ripetibile

Usa questa checklist ogni volta che confronti preventivi con l’AI:

  • i dati sono copiati senza riscritture creative;
  • ogni campo mancante è marcato come “non specificato”;
  • durata e rinnovo sono presenti prima dei calcoli;
  • il totale annuo è calcolato solo per le offerte confrontabili;
  • supporto, esclusioni e limiti sono letti separatamente dal prezzo;
  • le domande ai fornitori nascono dai vuoti reali;
  • la decisione finale distingue tra costo minore e valore complessivo.

Se questa checklist si chiude senza correzioni, il confronto è pronto per la firma o per un nuovo ciclo di chiarimenti.

Se il tuo caso riguarda un acquisto reale di software o un’integrazione tra sistemi, puoi partire da una descrizione del processo da migliorare: Descrivi il processo che vuoi migliorare.

Fonti